Individuazione delle strutture alberghiero/congressuali/ristorative
Ricerca delle strutture alberghiero/congressuali/ristorative più idonee in base all'immagine dell'evento, al numero previsto dei partecipanti ed al budget del congresso.
Ricerca e gestione dei fornitori
Dopo un’attenta analisi dei servizi richiesti, ricerca dei fornitori più qualificati; valutazione dei preventivi di spesa e del rapporto qualità/prezzo.
Gestione dei rapporti con i fornitori scelti, con la sede congressuale e con tutte le altre strutture interessate all’evento.
Pianificazione del budget congressuale e del planning
Redazione di un preventivo analitico entrate/uscite dell’evento, suddiviso per singola voce e con indicati, ove possibile, i prezzi unitari e le quantità previste in modo da poterle agevolmente variare.
Aggiornamento periodico del preventivo sulla base di ulteriori input del cliente e dell’evoluzione finanziaria della previsione delle entrate o di variazioni contingenti.
Pianificazione di un piano di lavoro dettagliato.
Analisi, ideazione e progettazione del marchio e di tutta l'immagine coordinata dell’evento
Analisi e studio del marchio e dell'immagine coordinata da riportare su tutti gli stampati del congresso: primo annuncio, programmi preliminari, carta intestata, locandine, ecc. Coordinamento della sezione grafica per l’esecuzione di bozzetti, menabò e preparazione dei definitivi di stampa.
Attivazione e gestione di un sito internet dedicato al congresso
Attivazione fin dalle prime fasi di un sito internet specificatamente dedicato all’evento congressuale.
Oltre a tutte le informazioni relative al congresso che potranno essere modificate ed integrate durante le varie fasi organizzative, sarà possibile effettuare direttamente on line l’iscrizione, l’eventuale inserimento degli abstract e contattare via email, sia la nostra segreteria che il Comitato Organizzatore e la segreteria scientifica.
Annuncio / Programma preliminare
Assistenza al Comitato Organizzatore ed alla Segreteria Scientifica per l’impostazione dell’evento, del primo annuncio e del programma preliminare conforme alle direttive e regolamenti AIFA, ECM, Farmaindustria e Assobiomedica.
Ricerca, individuazione gestione degli sponsors e mostra commercial
Ideazione ed approvazione da parte del Comitato Organizzatore di un listino con indicate tutte le possibilità di sponsorizzazione dell’evento.
Progettazione di una piantina dettagliata della mostra commerciale ed elaborazione di un regolamento interno.
Ricerca, individuazione, secondo le indicazioni del Comitato Organizzatore e contatto di tutti i potenziali sponsors fra ditte, istituzioni od enti.
Gestione dei contatti e definizione degli accordi di sponsorizzazione e di tutti gli adempimenti burocratici, inclusi i contratti personalizzati per ogni sponsor.
Invio settimanale al Comitato Organizzatore della situazione finanziaria delle entrate.
Coordinamento e gestione della pratica Aifa ed ECM (deadline 60 gg e 30 gg evento)
Contatto con la Segreteria Scientifica, con i relatori /moderatori e con gli sponsors dell’evento per la raccolta e controllo coerenza della documentazione necessaria all'accreditamento della pratica AIFA ed ECM.
Inserimento dei dati dell'evento nei modi e nei tempi previsti dal regolamento ECM e pagamento della tassa ministeriale.
Contatto e coordinamento dei relatori per l’elaborazione delle schede anagrafiche, questionario di valutazione ed apprendimento; successiva stampa e fascicolazione dei documenti da consegnare all’evento.
Controllo e correzione dei questionari.
Inserimento file elettronico (rapporto) comprensivo dei dati anagrafici dei partecipanti sul sito ECM.
Inserimento ed elaborazione delle statistiche scientifiche.
Spedizione via mail degli attestati ECM post evento.
Rapporti con i relatori e gli ospiti
Contatti e corrispondenza con i relatori e gli ospiti indicati dal Comitato Organizzatore.
Elaborazione di programmi di viaggio personalizzati, emissione ed invio di biglietteria aerea o ferroviaria, conferme di ospitalità alberghiera.
Rapporti con i partecipanti / Gestione delle iscrizioni
Conferma automatica dell’iscrizione online e corrispondenza varia alle questioni poste dai partecipanti.
Creazione di un link ad hoc per il Comitato Organizzazione che consentirà di monitorare minuto per minuto le iscrizioni perfezionate direttamente nel nostro database online con possibilità di ordinarle secondo i seguenti criteri: data iscrizione, città, tipologia ecc.
Gestione delle prenotazioni alberghiere
Prenotazione di un numero adeguato di camere suddiviso fra le varie categorie alberghiere.
Gestione degli allotment e dei depositi attraverso nostro sistema computerizzato che automaticamente stamperà ed invierà ai partecipanti la lettera di conferma della prenotazione effettuata (voucher) riportante tutte le informazioni necessarie.
Gestione dei rapporti con gli alberghi durante tutto il periodo dell’organizzazione.
Selezione e coordinamento di personale servizi in fase operativa
Elaborazione di un piano del personale e dei servizi adeguato alle esigenze del congresso con suddivisione dei ruoli ed individuazione dei responsabili per ogni settore operativo.
Selezione di personale specializzato multilingue specificatamente istruito e redazione di un manuale ad uso del personale, contenente tutte le informazioni sul congresso, compiti, mansioni e orari, impiego di hostess professioniste da inserire nei seguenti segmenti operativi:
- Segreteria
- Registrazione partecipanti
- Hospitality desk
- Assistenza al programma sociale
- Centro slides e raccolta testi per traduzione simultanea
- Aule congressuali
Banche dati, elaborazione ed invio mailing list settimanale
- Elaborazione della mailing list generale con email delle categorie di medici potenzialmente interessati, integrando le mailing list già in nostro possesso con l’inserimento di mailing list provenienti dal Comitato Organizzatore, da società scientifiche, e da sponsor con individuazione ed eliminazione automatica dei doppioni.
Coordinamento degli sponsor per promozione
- Coordinamento degli sponsor che hanno aderito all’evento per la promozione capillare sul territorio dei programmi interessati
Trasferimenti relatori / ospiti
Organizziamo i trasferimenti dei relatori/ospiti dagli aeroporti/stazioni ferroviare di arrivo fino alla sede dell’evento. Siamo in grado di fornire ogni tipologia di mezzo, auto privata, auto di lusso, minibus, bus.
In fase di pianificazione siamo molto attenti ad ottimizzare gli arrivi evitando, allo stesso tempo, attese che superino la mezz’ora.
Allestimento sede e coordinamento durante i lavori congressuali
Il giorno precedente l’evento Il nostro personale selezionato e con esperienza pluriennale coordinerà tutto il personale incaricato per l’allestimento in sede congressuale della segreteria (hospitality desk), della mostra espositiva, della sala congressi, della ristorazione e dei coffee break, del materiale tecnico, della segnaletica interna e di ogni altro aspetto.
Hostesses e stewards durante i lavori
Prestiamo molta attenzione al personale operativo durante lo svolgimento dell’evento.
Ci avvaliamo dei migliori professionisti con esperienza e capacità linguistiche che ci aiutano ad ottenere un risultato eccellente.
Cena dei relatori e degli ospiti
Il nostro personale incaricato provvederà ad organizzare il trasferimento dei relatori e degli ospiti dall’ albergo alla sede prescelta per la cena e fornirà assistenza durante tutta la cena fino al rientro in hotel.
La cura del post evento è essenziale al pari di tutte le fasi precedenti per lasciare un ricordo positivo dell’evento:
Invio lettere di ringraziamento
Terminato l’evento sarà nostra cura, in collaborazione con il Comitato Organizzatore, inviare a ciascun relatore/moderatore/ospite/partecipante e sponsor una lettera di ringraziamento per il prezioso contributo scientifico e per la partecipazione all’evento.
Fatturazione
Come da prassi consolidata con le aziende sponsor, al termine dell’evento congressuale provvederemo ad inviare tutte le fatture relative ai servizi sponsorizzati.
Bilancio entrate/uscite dell’evento
Entro 30 giorni dalla fine dell’evento invieremo al Comitato Organizzatore il consuntivo delle spese sostenute.
Saranno conteggiate definitivamente tutte le voci che in fase di preventivo non potevano essere definite con precisione, in quanto soggette a variazioni a seconda del consumo effettivo in fase esecutiva dell’evento.
Unitamente al consuntivo delle spese sarà inviato anche il prospetto provvisorio delle entrate, che diventerà definitivo quando tutte le aziende sponsor avranno provveduto all’effettivo pagamento della sponsorizzazione.
Prospetti evento
Entro 30 giorni dalla conclusione dell’evento provvederemo ad inviare al Comitato Organizzatore tutti i dati dei partecipanti.